Những bí quyết định dạng số liệu siêu nhanh trong Excel!

Bạn muốn làm việc hiệu quả hơn với Excel? Hãy khám phá những bí quyết định dạng số liệu siêu nhanh trong Excel nhé! Định dạng số liệu là một kỹ năng quan trọng khi làm việc với Excel, giúp bạn thể hiện và phân tích dữ liệu một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách định dạng số liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt khi phải làm việc với các loại dữ liệu khác nhau, như thời gian, ngày tháng, phần trăm, v.v.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn những bí quyết để định dạng số liệu siêu nhanh trong Excel, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn sẽ học được cách sử dụng các công cụ và phím tắt trong Excel để thao tác với số liệu một cách dễ dàng và hiệu quả. Bạn cũng sẽ biết cách giải quyết các vấn đề phổ biến trong việc định dạng số liệu, như lỗi khi nhập liệu, cách xử lý số liệu không chính xác, v.v.

Khóa Học Excel Online

Cơ bản về định dạng số liệu trong Excel

Trước khi học những kỹ thuật định dạng số liệu siêu nhanh trong Excel, bạn cần nắm được các loại dữ liệu cơ bản mà Excel hỗ trợ như số nguyên, số thập phân, phân số, phần trăm, v.v. Bạn cũng cần biết cách chuyển đổi giữa các định dạng số liệu một cách dễ dàng, bằng cách sử dụng thanh công cụ Home > Number hoặc phím tắt Ctrl + 1.

Để chuyển đổi giữa các định dạng số liệu, bạn chỉ cần chọn ô hoặc vùng ô chứa số liệu, sau đó nhấn vào biểu tượng Number Format trên thanh công cụ Home > Number và chọn định dạng mong muốn.

Bạn có thể tùy chỉnh các định dạng số liệu theo ý muốn, bằng cách nhấn vào biểu tượng More Number Formats hoặc nhấn phím tắt Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells. Trong hộp thoại này, bạn có thể điều chỉnh các thông số như số lượng chữ số thập phân, ký hiệu phân cách hàng ngàn, ký hiệu tiền tệ, v.v.

Bạn có thể sử dụng các định dạng số liệu tiện ích như General, Accounting, Percentage, Fraction, Scientific, Text, v.v. để thể hiện số liệu theo mục đích khác nhau.

Tối ưu hóa định dạng thời gian và ngày tháng

Thời gian và ngày tháng là những loại dữ liệu thường xuyên xuất hiện trong Excel, đặc biệt khi bạn làm việc với các báo cáo, biểu đồ, lịch trình, v.v. Bạn nên biết cách định dạng thời gian và ngày tháng sao cho hiểu quả và dễ đọc.

Để nhập liệu thời gian vào Excel, bạn có thể sử dụng các ký tự phân cách như “:” hoặc “.” để ngăn cách giờ, phút và giây. Ví dụ: 9:30 hoặc 9.30 có nghĩa là 9 giờ 30 phút.

Để nhập liệu ngày tháng vào Excel, bạn có thể sử dụng các ký tự phân cách như “/” hoặc “-“ để ngăn cách ngày, tháng và năm. Ví dụ: 31/10/2023 hoặc 31-10-2023 có nghĩa là ngày 31 tháng 10 năm 2023.

Bạn có thể sử dụng hàm DATE và TIME để tạo ra các giá trị thời gian và ngày tháng từ các thành phần riêng biệt. Ví dụ: =DATE(2023,10,31) trả về ngày 31 tháng 10 năm 2023 và =TIME(9,30,0) trả về 9 giờ 30 phút.

Bạn có thể sử dụng các hàm như TODAY, NOW, YEAR, MONTH, DAY, HOUR, MINUTE, SECOND để lấy ra các thông tin về thời gian và ngày tháng hiện tại hoặc từ một giá trị cho trước. Ví dụ: =TODAY() trả về ngày hiện tại, =YEAR(A1) trả về năm của giá trị trong ô A1.

Bạn có thể định dạng thời gian và ngày tháng theo nhiều cách khác nhau, bằng cách sử dụng thanh công cụ Home > Number hoặc hộp thoại Format Cells. Bạn có thể chọn các định dạng sẵn có như Short Date, Long Date, Time, Custom, v.v. hoặc tạo ra các định dạng tùy chỉnh bằng cách sử dụng các ký tự như d (ngày), m (tháng), y (năm), h (giờ), m (phút), s (giây), AM/PM, v.v. Ví dụ: dd/mm/yyyy là một định dạng tùy chỉnh cho ngày tháng.

Sử dụng định dạng điều kiện để tự động hóa công việc

Định dạng điều kiện là một công cụ hữu ích trong Excel, giúp bạn làm nổi bật thông tin quan trọng trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng định dạng điều kiện để thay đổi màu sắc, kiểu chữ, biểu tượng, v.v. của các ô hoặc vùng ô dựa trên một hoặc nhiều điều kiện.

Để sử dụng định dạng điều kiện, bạn cần chọn ô hoặc vùng ô muốn áp dụng, sau đó nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting trên thanh công cụ Home > Styles và chọn một trong các tùy chọn sau: Highlight Cells Rules, Top/Bottom Rules, Data Bars, Color Scales, Icon Sets, New Rule, Clear Rules.

Bạn có thể tạo các quy tắc điều kiện để định dạng số liệu tự động theo yêu cầu. Ví dụ: bạn muốn đổi màu nền của các ô chứa số liệu lớn hơn 100 thành màu xanh lá. Bạn có thể làm như sau:

Bước 1: Chọn ô hoặc vùng ô chứa số liệu.
Bước 2:Nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Greater Than.
Bước 3:Nhập giá trị 100 vào ô và chọn màu xanh lá từ danh sách.
Bước 4:Nhấn OK để xác nhận.

Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các quy tắc điều kiện đã tạo bằng cách nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting > Manage Rules. Trong hộp thoại này, bạn có thể chọn quy tắc muốn chỉnh sửa hoặc xóa và nhấn vào nút Edit Rule hoặc Delete Rule.

Sách học Excel

Định dạng bảng (Tables) để tăng tính tổ chức và sắp xếp dữ liệu

Bảng (Tables) là một tính năng tiện ích trong Excel, giúp bạn tạo ra các bảng tính có tính tổ chức và sắp xếp cao. Bạn có thể sử dụng Bảng để quản lý số liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.

Để tạo một Bảng, bạn cần chọn ô hoặc vùng ô chứa số liệu, sau đó nhấn vào biểu tượng Table trên thanh công cụ Insert > Tables và chọn tùy chọn My table has headers nếu bảng của bạn có tiêu đề cho các cột.

Khi bạn tạo một Bảng, Excel sẽ tự động áp dụng một định dạng màu sắc cho bảng của bạn, giúp bạn phân biệt các hàng và cột một cách rõ ràng. Bạn có thể thay đổi định dạng màu sắc của bảng bằng cách nhấn vào biểu tượng Table Styles trên thanh công cụ Design > Table Styles và chọn một trong các tùy chọn có sẵn hoặc tạo ra một tùy chọn tùy chỉnh.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Filter để lọc dữ liệu, Excel sẽ tự động thêm vào các nút lọc (Filter) cho các tiêu đề của bảng, giúp bạn lọc và sắp xếp số liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau. Bạn có thể nhấn vào các nút lọc để chọn các giá trị muốn hiển thị hoặc ẩn, hoặc sử dụng các tùy chọn như Sort A to Z, Sort Z to A, Sort by Color, Custom Sort, v.v.

Một ưu điểm của Bảng là khi bạn thêm hay xóa các hàng hoặc cột trong bảng, Excel sẽ tự động cập nhật lại kích thước và định dạng của bảng. Bạn cũng có thể kéo các góc của bảng để thay đổi kích thước của bảng theo ý muốn.

Thêm tính năng khác của Bảng là bạn có thể sử dụng các công thức có tên (Structured References) để tham chiếu đến các phần tử trong bảng, thay vì sử dụng các ô hoặc vùng ô. Ví dụ: bạn có một bảng có tên là Sales, có các cột là Product, Quantity và Price. Bạn muốn tính tổng doanh thu của bảng. Bạn có thể sử dụng công thức =SUM(Sales[Quantity]Sales[Price]) để tính tổng doanh thu, thay vì sử dụng công thức =SUM(B2:B10C2:C10).

Sử dụng tổ hợp phím tắt để tăng tốc độ làm việc

Phím tắt là một trong những bí quyết để định dạng số liệu siêu nhanh trong Excel. Bạn có thể sử dụng các phím tắt để thao tác số liệu một cách siêu nhanh và hiệu quả, không cần phải sử dụng chuột hay thanh công cụ.

Có rất nhiều phím tắt trong Excel, bạn có thể xem danh sách đầy đủ của các phím tắt trên trang web này. Tuy nhiên, bạn không cần phải nhớ hết tất cả các phím tắt, chỉ cần nhớ và sử dụng những phím tắt quan trọng và thường xuyên sử dụng nhất.

Sau đây là một số phím tắt quan trọng trong Excel mà bạn nên biết:

Ctrl + C: Copy
Ctrl + V: Paste
Ctrl + X: Cut
Ctrl + Z: Undo
Ctrl + Y: Redo
Ctrl + F: Find
Ctrl + H: Replace
Ctrl + A: Select All
Ctrl + 1: Format Cells
Ctrl + B: Bold
Ctrl + I: Italic
Ctrl + U: Underline
F2: Edit Cell
F4: Repeat Last Action
F9: Calculate All
F11: Insert Chart
Alt + =: AutoSum
Alt + Enter: Insert Line Break in Cell
Shift + Space: Select Entire Row
Ctrl + Space: Select Entire Column

Những vấn đề phổ biến trong việc định dạng số liệu

Trong quá trình định dạng số liệu trong Excel, bạn có thể gặp phải một số vấn đề phổ biến, như lỗi khi nhập liệu, cách xử lý số liệu không chính xác, v.v. Bạn nên biết cách giải quyết những vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Một vấn đề phổ biến là khi bạn nhập liệu vào Excel là có thể không nhận diện được đúng định dạng số liệu của bạn. Ví dụ: bạn nhập số 10.000 vào Excel, nhưng Excel hiểu là số thập phân 10, không phải là số nguyên 10.000. Điều này có thể do thiết lập ngôn ngữ hoặc khu vực của bạn khác với thiết lập mặc định của Excel. Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách điều chỉnh thiết lập ngôn ngữ hoặc khu vực của bạn trong Control Panel > Region and Language > Formats hoặc trong Excel > File > Options > Language.

Tiếp theo nữa là vấn đề khi bạn nhập liệu có thể tự động định dạng số liệu theo một cách không mong muốn. Ví dụ: bạn nhập số 1/2 vào Excel, nhưng Excel hiểu là ngày 2 tháng 1, không phải là phân số 1/2. Điều này có thể do Excel áp dụng một định dạng số liệu tự động cho ô của bạn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách chọn ô của bạn và chuyển đổi sang định dạng số liệu mong muốn, ví dụ Fraction hoặc Text.

Excel có thể không hiển thị số liệu chính xác theo ý muốn của bạn. Ví dụ: bạn nhập số 3.14159 vào Excel, nhưng Excel chỉ hiển thị số 3.14, không phải là số Pi chính xác. Điều này có thể do Excel giới hạn số lượng chữ số thập phân hiển thị cho ô của bạn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách điều chỉnh số lượng chữ số thập phân hiển thị cho ô của bạn trong thanh công cụ Home > Number hoặc trong hộp thoại Format Cells.

Kết Luận

Trong bài viết này, mình đã hướng dẫn bạn những bí quyết để định dạng số liệu siêu nhanh trong Excel, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với các loại dữ liệu khác nhau. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng làm việc với Excel của mình. Hãy thực hành những kỹ thuật đã học để định dạng số liệu siêu nhanh trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay ý kiến gì, hãy để lại bình luận bên dưới.

Những kiến thức về thủ thuật Excel